Organizujesz imprezę firmową? Kompletna checklista ustaleń z DJ-em i wodzirejem – 30, 14 i 7 dni przed eventem. Od praktyka, punkt po punkcie.
Jeśli organizujesz event firmowy, to wiem o Tobie dwie rzeczy. Po pierwsze: to prawdopodobnie nie jest Twoje jedyne zadanie – robisz to obok normalnej pracy. Po drugie: jeśli coś pójdzie nie tak, wszyscy zapamiętają, że to była Twoja impreza.
Dlatego dostajesz ode mnie to, co sam wysyłam klientom przed każdym eventem: kompletną listę ustaleń z DJ-em i wodzirejem, rozpisaną na osi czasu. Przejdź ją punkt po punkcie, a w dniu imprezy będziesz gościem, nie strażakiem. Pisałem już dlaczego imprezy firmowe umierają o 22:00 – ta checklista to narzędzie, które temu zapobiega.
30 dni przed: fundamenty
1. Cel imprezy – jednym zdaniem. Świętujemy wyniki? Integrujemy zespoły po fuzji? Dziękujemy za projekt? To nie jest pytanie z poradnika HR — od odpowiedzi zależy cały scenariusz wieczoru. Impreza-nagroda wygląda inaczej niż impreza-sklejanie zespołu. Jeśli DJ o to nie pyta, wróć do tekstu o rozpoznawaniu amatora – działa też w wersji firmowej.
2. Kto konkretnie poprowadzi event. Imię i nazwisko w umowie, nie „nasz doświadczony DJ”. Duże firmy eventowe słyną z podstawiania wykonawców. Płacisz za człowieka, którego sprawdziłaś – jego masz dostać.
3. Struktura gości. Ilu ludzi, jakie proporcje wieku, ile działów, czy będzie zarząd, czy będą goście zagraniczni (prowadzenie dwujęzyczne to inna wycena i inne przygotowanie). DJ, który nie zna sali, gra dla statystycznego Polaka – a Twoja firma nim nie jest.
4. Ramy programu. Godziny: start, kolacja, część oficjalna, koniec. Przemówienia: ile, kto, jak długo – i tu twarda rada z frontu: suma przemówień powyżej 20 minut wymaga rozbicia na bloki. Wodzirej ustawi je w scenariuszu tak, żeby nie zabiły energii; bez tego ustawienia zabiją na pewno.
5. Budżet i zakres. Co jest po stronie DJ-a: nagłośnienie, oświetlenie, mikrofony do przemówień, muzyka do części oficjalnej? Co po stronie sali? Kto odpowiada za styk (o tym za chwilę, bo to najczęstsze pole bitwy)?
6. Umowa. Terminy, kwoty, zaliczka, imiennie wskazany wykonawca, sprzęt, godziny grania, stawka za nadgodziny (impreza się uda — będą chcieli przedłużać, lepiej znać cenę wcześniej), plan awaryjny na chorobę i awarię.
14 dni przed: scenariusz
7. Scenariusz wieczoru godzina po godzinie. Dostajesz go od prowadzącego na piśmie: wejście gości, otwarcie, kolacja, część oficjalna, punkty kulminacyjne, finał. Zatwierdzasz albo zgłaszasz poprawki. Jeśli wykonawca nie pracuje na pisemnym scenariuszu – masz jeszcze dwa tygodnie, żeby zmienić wykonawcę. Mówię poważnie.
8. Aktywności i zabawy – zatwierdzone przez Ciebie. Co dokładnie wodzirej planuje, w którym momencie i kogo to angażuje. Twoje prawo weta jest bezwzględne: Ty znasz kulturę firmy, on zna narzędzia. Zasada żelazna: żadna aktywność nie może nikogo ośmieszyć. Integracja przez zażenowanie to strata, nie oszczędność.
9. Rola zarządu – uzgodniona z zarządem. Czy prezes chce być wciągany do zabawy, czy woli status obserwatora? To ustalasz Ty z zarządem, a wynik przekazujesz prowadzącemu. Niespodzianki na linii wodzirej–prezes to ryzyko, którego nikt Ci nie zapłaci.
10. Muzyka: czarna i biała lista. Utwory zakazane (tak, w każdej firmie są), utwory obowiązkowe (hymn projektu? kawałek z firmowej legendy?), preferencje stylistyczne. Resztę zostaw selekcji fachowca – zasady są te same, co na weselu: fale, pomosty, zero szuflad.
7 dni przed: logistyka
11. Kontakt techniczny do sali. Bezpośredni telefon DJ-a do managera obiektu – i odwrotnie. Ustalenia techniczne (prąd, przyłącza, godzina montażu, winda, limity głośności, cisza nocna!) mają się dziać między nimi, bez Ciebie jako centrali telefonicznej. Limit decybeli albo cisza nocna o 22:00 wykryta w dniu imprezy to katastrofa, której nie da się już naprawić.
12. Harmonogram montażu. Kiedy DJ wchodzi na salę, ile trwa montaż i soundcheck, czy sala jest wtedy dostępna. Standard u profesjonalisty: sprzęt gotowy i sprawdzony zanim wejdzie pierwszy gość. Wnoszenie kolumn między stolikami pełnymi ludzi to wizytówka amatora.
13. Osoby kontaktowe na evencie. Jedna osoba decyzyjna po stronie firmy (Ty albo ktoś wyznaczony) i jej numer u prowadzącego. W trakcie imprezy decyzje typu „przedłużamy?”, „skracamy przemówienia?” muszą zapadać w 30 sekund, nie przez komitet.
14. Plan B na pogodę – jeśli event jest w plenerze lub z częścią plenerową. Gdzie przenosimy sprzęt, kto decyduje, o której najpóźniej. Burza nie negocjuje.
Dzień eventu: Twoja rola
Krótka, bo taka ma być: przyjeżdżasz, witasz prowadzącego, potwierdzacie scenariusz w 5 minut – i zostajesz gościem. Wszystko powyżej zostało ustalone właśnie po to. Jedyne, co trzymasz w pogotowiu, to telefon (punkt 13) i decyzja o nadgodzinach (punkt 6, stawka już znana).
Metryka dobrze odrobionej checklisty: ani jednego pytania „a co teraz?” w trakcie wieczoru.
Podsumowanie
Czternaście punktów, trzy terminy, zero improwizacji. Event firmowy udaje się na 30 dni przed – w dniu imprezy już tylko widać wyniki. A różnica między organizatorem, który gasi pożary, a takim, który o 23:00 tańczy z własnym zespołem, to nie szczęście. To ta lista.
Chcesz przejść przez te punkty na realnym briefie Twojego eventu? Napisz – pierwsza rozmowa jest niezobowiązująca, a scenariusz i tak zostanie u Ciebie.
NEO 75 – DJ. Eventy firmowe i wesela premium, Warszawa i cała Polska.